Portal Centralizado de Documentos Legales para Emisión de Pólizas

Khronos Cloud construyó un portal centralizado donde existe una sola versión de cada documento. Control de versiones. Historial de cambios. Aprobación regulatoria. Acceso por perfil. Los brokers siempre usan el documento vigente. Los equipos internos saben exactamente qué está en circulación. Auditoría completa.

Consultoría GRATUITA

-95%

Menos errores por versión incorrecta

-80%

Tiempo actualización normativa

100%

Trazabilidad documental

Minimizado

Riesgo legal regulatorio

Visión general del cliente

Una aseguradora ecuatoriana sujeta a supervisión frecuente de la Superintendencia de Compañías. Emite cientos de pólizas cada mes con documentos legales complejos: cláusulas, condicionados, coberturas, anexos, formatos regulatorios. Con cambios normativos frecuentes, gestionar versiones documentales era crítico. Pero los documentos estaban dispersos, sin control, generando riesgo legal y operativo.

Antes teníamos documentos en correos, en carpetas locales, en servidores la información estaba dispersa. Ahora tenemos un portal donde existe una sola versión de cada documento. Sé exactamente quién cambió qué y cuándo. Ante una auditoría regulatoria, la trazabilidad es completa

Director Legal

Aseguradora Ecuatoriana

Desafío

Dispersión documental: Documentos en correos, carpetas locales, servidores, drive personal. Sin estructura. Sin inventario central.

Múltiples versiones en circulación: Un mismo documento podía tener 3 o 4 versiones diferentes del mismo documento en circulación, generando inconsistencias en las pólizas

Los brokers no siempre tenían acceso a los documentos actualizados al momento de la venta

La actualización de documentos ante cambios regulatorios era lenta y no garantiza uniformidad

Repositorio centralizado escalable: Necesitaba almacenar cientos de documentos, clasificados por tipo de póliza, ramo, vigencia. Búsqueda rápida.

Control de versiones robusto: Cada cambio debe quedar registrado. Quién lo hizo, cuándo, y poder revertir a versiones anteriores.

Control de acceso por perfil: Brokers ven solo documentos vigentes de su ramo. Equipos internos ven todo con mayor detalle.

Solución que ofrecemos

Se implementó un portal de gestión documental centralizado con control de versiones, perfiles de acceso y flujo de actualización controlado, accesible para equipos internos y brokers.

Repositorio Único Clasificado

Todos los documentos en un portal. Clasificados por tipo de póliza (vida, vehículos, salud, etc.), por ramo, por vigencia. No hay archivos sueltos.

Control de Versiones Completo

Cada documento tiene historial. Cuáles cambios se hicieron, quién los hizo y fecha de cada modificación

Flujo de Aprobación Antes de Publicación

Flujo de aprobación para publicación de nuevas versiones de documentos legales

Notificaciones de Actualización

Notificaciones automáticas al canal cuando un documento es actualizado

Resultados e Impacto

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La centralización documental transformó la gestión de documentos legales. Eliminó riesgos de versiones incorrectas, aceleró cambios normativos, y proporcionó trazabilidad completa para auditorías regulatorias.

Eliminación de errores

Eliminación de pólizas emitidas con clausulas desactualizadas o incorrectas

Brokers alineados

Los brokers siempre trabajan con la versión vigente y aprobada de cada documento

-80% en tiempo

Reducción del tiempo de actualización documental ante cambios regulatorios de días a horas

Reducción de consultas interna

‘Qué versión es la actual?’. Ya no hay esa pregunta. Está en el portal.